Zależenie od tego, jak przygotujemy się do realizacji tej żmudnej, acz nieuniknionej czynności, rozliczenie może być albo drogą przez mękę (w skrajnym przypadku zakończoną katastrofą w postaci zwrotu lub niewypłacenia dotacji) lub zwykłą procedurą biurokratyczną, uciążliwą jak każda inna, jednak nieprzyprawiającą nas o ból głowy i nieprzespane noce. W zasadzie wystarczy pamiętać o kilku zasadach (i konsekwentnie je wdrażać), które postarałem się zebrać poniżej.

1) Przygotujmy zespół – ważne, aby szczególnie w większych firmach, gdzie w realizację projektu będą zaangażowane osoby z różnych działów, wszyscy wiedzieli o realizacji projektu i znali swoje obowiązki w tym zakresie – począwszy od zbierania informacji i ofert, poprzez realizację projektu od strony technicznej, aż po realizację finansową i promocję przedsięwzięcia. Sprawdzajmy okresowo, czy realizowane są bieżące zobowiązania poszczególnych osób, gdyż w ten sposób znacznie łatwiej będziemy mogli zareagować w przypadku jakichkolwiek niedociągnięć (a te z całą pewnością się pojawią).

2) Bądźmy dokładni – pamiętajmy, że punktem odniesienia są dla nas (oraz dla rozliczających) zapisy wniosku o dofinansowanie więc starajmy się realizować projekt zgodnie z tym, co zadeklarowaliśmy we wniosku.

3) Uważajmy na wszelkie różnice i rozbieżności – co prawda, im mniej rozbieżności pomiędzy rzeczywistą realizacją projektu a tym, co zapisaliśmy we wniosku aplikacyjnym, tym lepiej, jednak w większości przypadków pewnych różnic nie udaje się uniknąć. Dlatego też starajmy się ściśle monitorować powstające rozbieżności – nie ma problemu, jeżeli są to kwestie kosmetyczne. Jeżeli jednak zaistniałe różnice dotyczą wskaźników projektu lub kluczowych parametrów technicznych bądź ilościowych, pamiętajmy, iż zanim wprowadzimy modyfikacje, powinniśmy uzyskać zgodę Instytucji Zarządzającej, tym bardziej że część zmian wymaga podpisania aneksu do umowy.

4) Konsultujmy się z Instytucją Zarządzającą – jeżeli mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące realizacji projektu lub – co istotne – jeżeli pojawiają się różnice pomiędzy wnioskiem a rzeczywistą realizacją projektu, konsultujmy się z Instytucją Zarządzającą. W większości przypadków, osoby rozliczające nasz projekt będą skłonne nam doradzić, co powinniśmy zrobić w danej sytuacji lub na co uważać. Im lepiej przygotowana dokumentacja, tym szybsze i bardziej bezproblemowe rozliczenie projektu więc interes jest tu wspólny. Pamiętajmy, że urzędnik weryfikujący lub rozliczający nasz projekt nie jest naszym wrogiem, który za cel nadrzędny przyjął utrudnienie nam realizacji projektu. Osoby te również podlegają działaniom kontrolnym ze strony instytucji centralnych lub unijnych więc dbałość (czasami faktycznie jest to dbałość przesadna) o poprawność biurokratyczną to z jednej strony wypełnianie obowiązków, z drugiej zaś, jest to po prostu dbanie o bezpieczeństwo własnej posady.

5) Dbajmy o przejrzysty wybór kontrahentów – przejrzysty i – co ważne – udokumentowany wybór kontrahentów, wykonawców, dostawców itp. to jedna z zasad, na które musimy zwracać szczególną uwagę, realizując i rozliczając projekt. Większość przedsiębiorców nie ma w zwyczaju działać na szkodę swojej firmy i w codziennej praktyce wybiera po prostu rozwiązania najkorzystniejsze (nie zawsze najtańsze) dla ich firmy. W przypadku projektu unijnego jest podobnie, z tym że każdy wybór musi zostać udokumentowany poprzez porównanie co najmniej 3 ofert lub (przy wydatkach powyżej 50 tys. zł) musi zostać przeprowadzony z wykorzystaniem Bazy Konkurencyjności. Nawet w przypadku porównania ofert, każdy z potencjalnych kontrahentów powinien uzyskać zapytanie o takiej samej treści, zawierającej takie same parametry. Zarówno nasze zapytania ofertowe, jak i nadesłane odpowiedzi musimy zachować na potrzeby dokumentacji rozliczeniowej projektu lub na wypadek ewentualnej kontroli.

6) Pamiętajmy o promocji i informacji – informacja o dofinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej i odpowiednie oznaczenie środków trwałych, strony internetowej, materiałów poligraficznych lub innych elementów powstałych w ramach projektu to również istotne wymagania. Pamiętajmy o tym, gdyż brak stosownych oznaczeń może skończyć się nawet utratą części dofinansowania.

7) Zapomnijmy o płatnościach gotówkowych – w zasadzie powinniśmy zapomnieć o płatnościach gotówkowych w ramach projektu. Co prawda, w ograniczonym stopniu, są one dopuszczone w niektórych programach dotacyjnych, jednak znacznie bezpieczniej będzie dokonywać wszelkich płatności w ramach projektu przelewami bankowymi, które – uwaga – powinny być zawsze odpowiednio opisane (nr faktury, zlecenia itp.). Dla przejrzystości rozliczeń projektowych (lub, w niektórych projektach, jako wymóg wskazany w umowie) warto założyć osobne konto dla rozliczeń w ramach danego projektu.

8) Pilnujmy harmonogramu – dbajmy o to, aby projekt realizowany był zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik do umowy dotacyjnej. Wszelkie zmiany konsultujmy z Instytucją Zarządzającą i nie panikujmy, jeżeli konieczna jest modyfikacja harmonogramu. Jest to naturalne (szczególnie w rozbudowanych projektach) i zdarza się bardzo często. Ewentualne zmiany muszą być jednak zgłaszane w trakcie realizacji projektu, a nie po jego zakończeniu!

9) Działajmy z wyprzedzeniem – pamiętajmy, aby jakiekolwiek zmiany, dotyczące harmonogramu, parametrów technicznych lub jakichkolwiek innych elementów projektu, konsultować przed ich wprowadzeniem. Większość istotnych zmian wymaga zgody Instytucji Zarządzającej i jeżeli takiej zgody nie uzyskamy, a np. już kupiliśmy inne urządzenie, niż było założone we wniosku, możemy mieć spore trudności z rozliczeniem projektu.

10) Zbierajmy dokumenty – na koniec zostawiłem jeden z ważniejszych punktów, jakim jest kompletowanie dokumentacji. Pamiętajmy o tym, aby zbierać wszelkie dokumenty związane z projektem, nawet te, które w codziennym funkcjonowaniu naszej firmy trafiłyby do kosza. Oprócz faktur i rachunków kompletujmy więc zamówienia, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty przewozowe, faktury pro-forma oraz wszelkie inne związane z projektem papiery. Warto również pamiętać o systematycznym opisywaniu dokumentów księgowych, zgodnie z wymogami wskazanymi w umowie o dofinansowanie.

Podsumowując, należy stwierdzić, iż w zakresie objętym projektem, na czas realizacji przedsięwzięcia objętego dotacją, po prostu zamieńmy naszą firmę w mikro-urząd…, co nie będzie co prawda zbyt przyjemne, ale z całą pewnością pozwoli uniknąć problemów z rozliczeniem projektu. Przerost biurokracji? Owszem, ale decydując się na korzystanie z dotacji, musimy się z tym liczyć. Mieć ciastko i je zjeść? – niestety, tak się nie da… Oczywiście, zawsze można poprosić o wsparcie doświadczoną firmę doradczą :)

Zapraszamy do współpracy!

Planergia Sp. z o.o. to zespół doświadczonych konsultantów i analityków posiadających duże doświadczenie w pozyskiwaniu finansowania ze środków pomocowych UE oraz opracowywaniu dokumentów strategicznych. Podstawowe fakty dotyczące zespołu konsultantów działających obecnie w ramach Planergii przedstawiają się następująco:

• Ponad 450 projektów dla firm i samorządów w całej Polsce,
• Wartość zrealizowanych projektów: około 1,5 mld zł,
• Wartość pozyskanych środków: ponad 500 mln zł.