Znacznie lepiej więc, jeżeli możemy się uczyć na błędach popełnianych przez innych. Tego typu działanie prewencyjne jest niezwykle istotne w przypadku dotacji unijnych, gdyż zbyt duża ilość popełnionych błędów, bądź charakter niektórych błędów mocno ograniczają nasze szanse na pozyskanie wsparcia lub po prostu pozbawiają nas jakiejkolwiek nadziei gdyż nasz wniosek zostaje od razu odrzucony przez oceniających.

Mamy tylko jedną szansę na poprawę błędów formalnych we wniosku!

sxc.hu

W przypadku wniosków dotacyjnych możemy wyróżnić dwa podstawowe rodzaje błędów: błędy formalne, błędy merytoryczne.
W przypadku tych pierwszych, nie ma specjalnej potrzeby aby rozpisywać się analizując poszczególne przypadki. Większość z nich jest na tyle oczywista, że po prostu wystarczy uważać aby tych niedociągnięć nie powielać w swoich projektach. Pamiętajmy jednak, iż należy za każdym razem uważnie przeczytać regulamin danego konkursu. Warto też pamiętać, iż większość błędów formalnych możemy skorygować na etapie poprawy formalnej wniosku (każdy wniosek otrzymuje tylko jedną taką możliwość).

Spojrzyjmy więc na najczęściej popełniane błędy formalne:

- Różna suma kontrolna wersji papierowej i elektronicznej wniosku.
- Brak spójności w nazwie i adresie Wnioskodawcy pomiędzy wnioskiem a dokumentem rejestrowym Wnioskodawcy.
- Brak spójności w tytule projektu i nazwie Wnioskodawcy pomiędzy poszczególnymi dokumentami (także błędy w tym zakresie w dokumentach stanowiących zabezpieczenie realizacji Umowy o dofinansowanie, czyli w akcie notarialnym i deklaracji wekslowej).
- Niepoprawna data rozpoczęcia działalności gospodarczej (szczególnie w przypadku spółek cywilnych).
- Brak daty, podpisu i pieczątki w składanym  wniosku.
- Niespełnienie kryterium nowej inwestycji, np. rozpoczynanie robót budowlanych związanych z przedstawioną w projekcie inwestycją przed złożeniem wniosku.
- Kod działalności gospodarczej (PKD) niezgodny z charakterem projektu.
- Koszty projektu kwalifikowane i niekwalifikowane -  we wniosku w kosztach kwalifikowanych zostają ujęte koszty niekwalifikowane.
- Brak wymaganych załączników.
- Brak pisemnego pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy, jeżeli dokumentacja aplikacyjna nie została podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie z dokumentami rejestrowymi.
- Brak dodatkowych załączników do których wnioskodawca odnosi się w dokumentacji aplikacyjnej.
- Zbyt wczesne rozpoczęcie inwestycji.

Błędy merytoryczne dotyczą już samej treści dokumentacji aplikacyjnej w której opisujemy planowane przedsięwzięcie. Do najczęstszych niedociągnięć w tym zakresie zaliczamy następujące błędy:

- Niska jakość opisów merytorycznych („lanie wody” i mało konkretów).
- Niski poziom innowacyjności przedsięwzięcia lub słabe udokumentowanie tematu.
- Brak spójności wewnętrznej wniosku (np. różne nazewnictwo).
- Mało wyczerpujące uzasadnienie dla potrzeby poniesienia wskazanych kosztów.
- Nieprawidłowo opisane rodzaje kosztów.
- Braki w opisie trwałości projektu np. Kto będzie zarządzał efektami projektu? Jakie będzie źródło jego finansowania? Czy produkty zostaną komuś przekazane? itp.
- Niewielkie przełożenie projektu na korzyści komercyjne dla firmy.
- Niska konkurencyjność (projekt nie tworzy przewagi konkurencyjnej na rynku).
- Zbyt ambitne plany w stosunku do możliwości finansowych (brak możliwości zagwarantowania trwałości projektu lub brak środków zapewniających jego realizację (większość projektów to refundacja wcześniej poniesionych kosztów).
- Mało komunikatywny i zbyt specjalistyczny język.
- Nierzetelna analiza finansowa (nierealne przychody, mocno zaniżone koszty, brak założeń do przyjętych wskaźników).

Powyższe zestawienia należałoby uzupełnić o jeszcze jeden bardzo często popełniany błąd, który jednak nie jest ani błędem formalnym, ani merytorycznym.